Partez-vous bientôt pour une mission, un voyage d’affaires dans une autre ville, une autre région ou à l’étranger ? Quelle que soit votre destination, sachez qu’un déplacement professionnel requiert une bonne préparation (personnelle, professionnelle et logistique). Pour que le déplacement soit fructueux, il faut penser chaque étape du voyage dans les moindres détails.
Quelles sont les préparations personnelles à réaliser ?
Vous devez préparer vos documents personnels : passeport, visa et carte d’identité. Si jamais votre passeport n’est plus valide, obtenez un passeport en ligne rapide. Aujourd’hui, les demandes de visas peuvent aussi se faire rapidement en ligne.
Vous devez faire votre valise comme toute personne qui part en voyage. Apportez une tenue professionnelle pour chaque rencontre prévue : réunion, conférence et rendez-vous avec vos partenaires. Si un événement particulier a lieu comme une soirée interentreprise ou un gala, vous devez apporter une tenue chic pour l’occasion. N’oubliez pas de mettre quelques tenues classiques quand vous êtes à l’hôtel. Vous devez réserver votre hôtel et vos déplacements tôt à l’avance pour éviter les mauvaises surprises. Comme cela vous partirez l’esprit serein. Une chambre d’hôtel est plus appropriée pour un voyage d’affaires, puisque vous partez seul. D’ailleurs, vous n’aurez pas le temps de profiter d’un appart-hôtel ou d’une villa tout équipée pendant votre séjour.
Si vous effectuez des déplacements fréquents pour le travail, vous n’êtes donc pas sans savoir que le temps est souvent compté. Pour un gain de temps, choisissez un moyen de transport rapide comme l’avion. Pour les déplacements une fois à destination, réservez un taxi ou une voiture de location. Si vous avez assez de temps à consacrer aux déplacements de l’hôtel à la salle de conférence, de l’aéroport à l’hôtel, etc., renseignez-vous sur les horaires des transports en commun.
Quelles sont les préparations professionnelles à faire ?
Au moins un mois avant votre départ, inscrivez votre déplacement dans l’agenda partagé de l’entreprise. Prévoyez des moyens de contact avec vos collègues pour pouvoir discuter ensemble de l’avancement des travaux. Vous pouvez toujours échanger par email. Toutefois, prévoyez des heures fixes pour pouvoir parler directement par téléphone ou par messagerie instantanée, au moins une fois par jour. Prévenez vos collaborateurs, notamment les gens du même service ou département que vous pour qu’ils puissent anticiper votre absence.
Confirmez votre venue auprès des partenaires pour voir ensemble l’agenda des rencontres et des événements à préparer. Planifiez votre programme pour ne pas être pris de court. Marquez clairement en détail dans votre agenda tous vos rendez-vous et leurs motifs respectifs.
Quelles sont les préparations logistiques à réaliser ?
Vous devez préparer tous vos documents professionnels : badge professionnel, lettre d’introduction ou encore lettre d’autorisation. Si vous devez vous occuper de la logistique pour assurer vos rencontres professionnelles, renseignez-vous sur les choix et les tarifs dans la ville en question. Comparez les loyers des salles de réunion, vérifiez si les chaises sont incluses dans la location et faites de même pour le matériel de vidéoprojection et de sonorisation si besoin. Vous devez préparer, avant votre départ, les documents à présenter en vue de conclure une collaboration ou de concevoir ou lancer une nouvelle offre. Vous pouvez apporter des documents papier, photos et vidéos.
