13 février 2020 Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents au sein d’une entreprise ?

Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents au sein d’une entreprise ?

Le travail administratif du responsable des ressources humaines est particulièrement chronophage. Il consiste en effet à assurer la gestion du personnel de l’entreprise. Il n’est pas d’ailleurs facile de traiter et de classer des centaines de documents confidentiels tous les jours. La meilleure façon de simplifier cette tâche est alors de recourir à un service de dématérialisation fourni par un prestataire qualifié. Voici les avantages de cette solution innovante.

Garantir la sécurité des documents administratifs

 

Pour simplifier le travail administratif du responsable des ressources humaines, la dématérialisation des documents au sein de l’entreprise constitue la solution à préconiser. Grâce à elle, le responsable en question peut avant tout libérer de l’espace sur son plan de travail. Fini les piles de papiers et les tables encombrées de documents de tout genre. De plus, les factures clients ou des fournisseurs, les fiches de paie et les contrats de travail dématérialisés sont plus sécurisés. Ils ne peuvent être mouillés par l’eau ni brûlés par le feu. Inutile de rappeler que les papiers se dégradent avec le temps. En d’autres mots, leur durée de vie est très limitée par rapport à celle des documents électroniques.

Afin de garantir plus de sécurité pour les documents, il est indispensable de les dématérialiser. Ils sont généralement stockés dans des disques durs accessibles via une connexion sans fil (Wifi). Bien sûr, seuls les responsables RH sont autorisés à consulter ou à modifier les documents qui y sont enregistrés, et ils peuvent le faire à tout moment. Ils n’auront qu’à se connecter sur le réseau intranet de la société pour trouver les documents dématérialisés recherchés. À noter que la GEO ou la Gestion électronique de document représente le cycle de vie de tout fichier numérisé. Elle donne la possibilité de traiter, de classer, de stocker, de partager et de supprimer un ensemble de fichiers électroniques. En savoir plus sur dpii-telecom.com.

 

Faciliter l’accessibilité aux données confidentielles de l’entreprise

 

La dématérialisation des documents administratifs présente de nombreux avantages. Elle permet à tout DRH de disposer d’une plus grande flexibilité au travail. Effectivement, l’accès aux documents électroniques ou numérisés est possible depuis le réseau intranet de l’entreprise. Il est d’ailleurs envisageable de les partager sur la toile. De cette manière, d’autres personnes (internautes) pourront consulter leurs contenus, peu importe le pays dans lequel elles se trouvent. Les clients ou les prospects de la société ne seront plus obligés de se déplacer pour récupérer les documents qu’ils recherchent. Ils n’auront qu’à accéder au réseau de l’enseigne qui leur fournit des services ou des produits.

D’un point de vue logique, il est plus facile de trouver des fichiers enregistrés dans un disque dur. Il suffit de cliquer sur la barre de recherche et les résultats s’afficheront en un clin d’œil. La dématérialisation des documents au sein de toute entreprise offre ainsi un gain de temps considérable. Également, cette solution innovante permet de réduire les coûts et délais de traitement des données personnelles gérées par le responsable RH. Les factures des clients ou des fournisseurs, les bulletins de paie et les contrats de travail dématérialisés sont plus faciles à envoyer et la durée de chaque transfert est très courte, sans parler des économies créées au niveau de l’impression des documents.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *